Частен бизнес и как да подходим?
Или с други думи какво следва да имаме предвид, когато решим да започнем свой си частен бизнес и да пристъпим към регистрация на търговско дружество?
Целта на тази статия не е да ви направи експерти по финанси, по счетоводство или по ръководене на частен бизнес. Целта на тази статия е да ви обърне внимание колко и какви елементи е добре да не изпускате от вашето внимание, когато решите да стартирате частен бизнес и да потърсите правилния специалист, който да отговори на въпросите ви, когато направите крачката „стартъп“.
Когато решим да регистрираме дружество като първа стъпка в нашия частен бизнес
Преди да старираме частен бизнес и да пристъпим към регистрация на търговско дружество, трябва да си изясним много елементи, факти, възможности и рискове на стартъпа. Целта на тази статия е също, да накара всеки млад предприемач да се замисли по темата задълбочено и да не прави прибързани действия, които после ще са му единствено в тежест. Когато регистрира търговско дружество, всеки има идея за определен вид частен бизнес и за евентуалните разходи, както и за евентуалните приходи от дейността си, но реално много малко хора ( съдейки от практиката си) вземат предвид съпътстващите разходи и усложнения, които вървят ръка за ръка с регистрацията на търговското дружество.
На първо място всеки млад предприемач ( под млад имам предвид не млад на възраст, а човек, който от скоро планира да се занимава с частен бизнес), след като вече има готова идея и предварително проучване за бъдещата й реализация, си задава въпроса, коя е най-подходящата правна форма? Няма да се задълбавам с детайли по този въпрос. Съгласно действащото българско законодателство съществуват точно определен брой правни форми на търговските дружества. Те са ООД (дружество с ограничена отговорност), ЕООД (еднолично дружество с ограничена отговорност), АД (акционерно дружество), ЕАД (еднолично акционерно дружество), СД (събирателно дружество), КД (командитно дружество), КДА (командитно дружество с акции). Съществуват възможности за упражняване на търговска дейност и от субекти, които не са търговски дружества като ЕТ (едноличен търговец) или като лице , вписано по реда и условията на Закона за регистър Булстат, което да упражнява свободна професия. Няма да спирам вниманието си на факти като коя е най-подходящата правна форма ( по принцип ООД или ЕООД, което може да ви го каже всеки и много добре да обясни защо) и така нататък, защото в интернет прелива от информация по тази тема. Ще се задълбоча повече на теми като управление на частен бизнес, задължение за водене на счетоводство, административни задължения за подаване на информация към официални органи и държавни институции и задължения за социално и здравно осигуряване.
Като първа стъпка се замислете имате ли право да сте управител и има ли някакви пречки пред това да станете частен бизнесмен ?
Факторите, които биха ви „спънали“ във вашата инициатива, наречена частен бизнес, са различни. Може да работите по трудов договор или договор за управление и на този етап да не планирате да напускате сегашната си работа. В този случай дисциплинарното уволнение със сигурност не ви се вижда подходяща алтернатива. За съжаление тази алтернатива е възможна, ако не направите малко предварителна подготовка и то преди да старирате вашият частен бизнес. Отворете документите, които сте подписвали с вашия настоящ работодател, прочетете внимателно трудовия си договор, както и анексите към него, евентуално длъжностната си характеристика и правилника на предприятието, в което работите. Потърсете в тях текстове, които ви забраняват да извършвате паралелна конкурентна дейност или изискват от вас да уведомите вашия работодател в случай, че започнете някаква друга странична работа паралелно на трудовия си договор. Посъветвайте се с отдел „Човешки ресурси“ дали стремежът ви да се впуснете в авантюрата частен бизнес няма да се окаже проблем според сегашния ви работодател.
Осигуровки са малко по-различни от другата страна на барикадата, т.е. от гледище на частния бизнес(мен).
Често много предприемачи се изненадват, че след като вече са започнали частна инициатива, трябва да плащат осигуровки. „Защо е така ? Нали работя и по трудов договор и работодателят ми ме осигурява?“- това са двата най-чести въпроса. Отговорът е, че съществува максимален осигурителен праг. За 2016г той е 2600 лева и е с тенденцията да се покачва. Ако брутното ви трудово възнаграждение е сума, по-малка от максималния осигурителен праг, ще трябва да заплащате някакви осигуровки. За точната им сума е добре да се консултирате със счетоводител или ТРЗ специалист. Числата в статията са само ориентировъчни. За да поясня ситуацията още малко ще дам един пример. Работите по трудов договор и получавате сравнително хубава заплата- например 1500 лева. От нея работодателят ви прави необходимите удръжки, така че реално получавате по-малко. Решавате да не се лишавате от сигурността на заплатата си и да започнете малък он-лайн частен бизнес в свободното си време. Регистрирате ЕООД и ставате и негов управител. Имали сте идея, че ще трябва да плащате някакви осигуровки и знаете, че минималната работна заплата за страната е около 350 лева, чували сте, че можете да се осигурявате на минимума и следователно в главата ви се формира представата, че дори да се налага нещо да платите, то осигуровките ви вероятно няма да надхвърлят 40 лева на месец и това няма да е сериозна спънка за бюджета на частния ви бизнес. Уверявам ви, че допускате груба грешка. Защо е така?
Съществува класификатор на професиите и длъжностите и освен максимален осигурителен праг, съществува и минимален осигурителен праг. Минималният осигурителен праг обаче, е малко по-интересен от максималния, защото за всяка професия е различен и определено не е равен на минималната работна заплата за страната, както вероятно си мислите. Ето логиката. Всяка търговска дейност ( на дружество) си има уникален код на икономическа дейност. Според този код на икономическа дейност ( например 62 Уеб портали) се определят и кодовете на длъжностите и професиите по Националния класификатор на професиите и длъжностите. Те са разделени на различни направления, като първите 4 са най-интересни. Най-високия клас са ръководните кадри- директори, управители и други подобни. След това се подреждат втори клас аналитичните специалисти- например главен счетоводител, юрисконсулт и т.н. , след това идва ред на приложните специалисти – секретарка, офис асистент и др. и накрая идва четвърти клас – помощен персонал. Обикновено минималния осигурителен праг за длъжности , описани в клас първи- ръководни кадри, не пада под 800-900 лева месечно в най-добрия случай. Възможно е за професионалното направление на вашия он-лайн бизнес минималният осигурителен праг да е над 1000 лева на месец.
Втори интересен момент е съотношението при частния бизнес на осигуровките работник- работодател, за което вероятно до днес не сте се замисляли. До сега работодателят ви ви е удържал осигуровките за сметка на работника и данък ДДФЛ от заплатата и от собствения си бюджет е отделял осигуровките за сметка на работодателя, като ги е плащал заедно към държавния бюджет. Сега вече, когато сте предприемач и собственик на бизнес няма кой да го прави вместо вас. Трябва да го правите сами или да си наемете специалист, който да го прави от ваше име и за ваша сметка. Обикновено това са вашите счетоводители.
Кой момент тук може да ви изненада като начинаещ частен бизнес(мен)? Най-вероятно вие сте назначен в собственото ви ЕООД по договор за управление и контрол ( има и други варианти, но тук няма да ги коментираме). Т.е. вие сте работника, а работодател е вашето ЕООД. Ясно е, че вашето ЕООД няма от къде да вземе средства, за да заплати тези осигуровки за сметка на работодателя, освен от генерираните си доходи от дейността или ако все още не реализира приходи- от вашия бюджет. Става ви ясно, че осигуровките се плащат всеки месец, нали?
Ето какво се получава. Получавате заплата по трудов договор 1500 лева при сегашния си работодател. Максималният осигурителен праг за 2016г е 2600 лева. 2600-1500=1100 лева. Вие се назначавате във вашето ЕООД примерно на заплата 1000 лева по договор за управление и контрол ( или на близка до тази сума, защото това са минималните осигурителни прагове за ръководни кадри). Остатъка от възможните ви доходи до достигане на максималния праг е 1100 лева, т.е. влизате в остатъка до достигане на прага и следователно върху тези 1000 лева следва да заплащате всеки месец пълния размер на:
- Осигуровки за сметка на работника,
- Осигуровки за сметка на работодателя,
- Данък ДДФЛ.
Приблизителната стойност на изброените 3 вида разходи всеки месец е някъде около 380 лева.
Партньори на частния бизнес(мен).
- Счетоводител или счетоводна кантора.
Вече споменах, че доста от нещата, свързани с бизнеса ви, вероятно ще трябва да се извършват от специалисти. Имайте предвид, че както всяка друга работа, тяхната също е платена. Възможно е да намалите разходите като си наемете човек по граждански договор, който да ви обработва информацията от къщи за значително по-малко пари или да наемете счетоводна къща/ кантора. За да може да получите качествено счетоводно обслужване ( а това е наистина много важно), е добре да прецените внимателно вашият партньор. Направете детайлно проучване на пазара, цените и възможностите и то по възможност преди да регистрирате дружеството си.
Ако се обърнете към счетоводна къща, те вероятно ще предложат абонаментно обслужване. Тук има различни възможности- например да ви предложат пакет с включени услуги и консултации или само пакет от услуги, като всичко извън пакета в това число всяка отделна консултация се заплаща. Моята лична препоръка е да изберете кантора, в която макар и да заплащате малко по-скъп месечен абонамент, свободно отговарят на въпросите ви без да ви таксуват допълнително за всяко телефонно обаждане, защото това би ви стимулирало да спрете да задавате въпроси. Ако спрете да задавате въпроси, вие рискувате да допуснете съществени грешки при организацията и управлението на бизнеса си. Имайте предвид, че цялата ви икономическа информация се намира при счетоводителите ви и те са хората, които следва да ви подкрепят при вземането на вашите управленски решения в следните направления:
- Как да оптимизирате данъците на частния си бизнес
- Какви са рисковете, ако допуснете административни нарушения или
- Неглежирате някои от вашите документи
- Как да оптимизирате разходите си
- Кога и в какви ситуации да потърсите съдействие на финансист, юрист ( адвокат) или друг вид консултант.
Добре е кантората, към която се обръщате, да разполага със софтуерни решения, така че да можете да следите разходите си по пера и ако откриете пробойна в бюджета на вашия бизнес да вземете вашето управленско решение за оптимизирането тази пробойна ( например телефония или определен вид канцеларски материали или нещо друго).
Какви са рисковете, ако се обърнете към „експерт“, който обработва документите ви в извънработно време у дома?
- Вероятно няма да разполага с необходимия софтуер,
- Вероятно няма да разполага с достатъчно време да проучи детайлно всяко ваше запитване или казус;
- Възможно е да не отговаря на запитванията ви изобщо, защото е на работа и телефонът му често да се оказва изключен или дава непрекъснато заето;
- Възможно е да няма резервни копия на информацията, която ви предоставя и при повреда на компютъра му да не може да я възстанови. Този риск не е за подценяване. Всяко търговско дружество има административно задължение да пази търговската си документация 5 години, а тази, свързана с персонала – 50 години.
- При нарастване на сложността в дейността ви е възможно да не успее да обхване правилно всичките казуси, свързани с бизнеса ви и да не ви даде най-добрите възможни насоки, а може и да сгреши. В този случай вие практически нямате възможност да му потърсите отговорност и поемате изцяло този стопански риск. Ако ви обслужва счетоводна кантора, винаги можете да се позовете на подписания с тях договор, да поискате отбив от цената, обезщетение за причинената ви вреда или неустойка, дори да нямате такава клауза в договора си.
Личният ми съвет е, когато подбирате кантората, която да партнира на вашия частен бизнес, да потърсите не кантора, която изглежда лъскаво, а кантора , в която хората наистина работят. Ще я познаете по това, че в приемните винаги ще е пълно с хора ( по всяка вероятност други клиенти), по рафтовете ще е пълно с документи, хората определено ще изглеждат заети с това което правят. Няма да ги видите да ровят в социалните мрежи и да си говорят в коридора на по кафе в работно време.
Накрая, но не на последно място към темата за счетоводителите ще споделя от личен опит в практиката ми, че най-често негативните резултати от лошо водено счетоводство така да се каже „лъсват“ едва след първата ревизия и това е момента, в който собствениците горчиво съжаляват, че не са подбрали партньора си- счетоводител внимателно и далновидно. Ако счетоводителя ви е бил добър, би следвало ревизията ви да завърши с чист акт. Ако ревизията ви завърши с данъчно – облагателен акт, има различни варианти:
- Да сте имали информация от вашия счетоводител какви рискове поемате, но да сте ги пренебрегнали като сте подценили риска, отхвърляйки предупрежденията му като невъзможна хипотеза или осланяйки се на мисълта „Абе кой ще ме хване“. В този случай счетоводителя ви не е виновен за резултатите ви.
- Вашият счетоводител да не ви е обърнал необходимото внимание, считайки че като собственик на бизнес вие е следвало да попитате изрично, да си прецените риска и да си направите добре сметките. Този подход ми е доста познат и далеч не е неправилен. В крайна сметка е справедливо всеки сам да носи отговорност за действията си. Консултациите са платена услуга и клиента следва да я заяви, преди да я получи.
- Вие да сте задавали достатъчно въпроси, но вашият счетоводител да не е бил достатъчно компетентен да прецени и да ви отговори.
Като изключим първия случай, в който частните бизнес(мени) сами са си виновни за резултатите, във втория и третия случай ви съветвам да смените специалиста. Ако вие по някакъв начин асоциирате вашият бизнес партньор с описаното поведение във втората и третата хипотеза, добре е да се замислите дали да продължите партньорството. Добре е всеки да носи отговорност за направеното от него, но в крайна сметка, за да зададете въпрос, трябва да сте наясно за какво да питате. Често младите предприемачи не знаят какви въпроси да задават и е необходимо техните партньори да им дават повече информация и то предварително.
Ревизиите са стандартно данъчно производство и на периоди между 3 и 5 години абсолютно всяко търговско дружество бива ревизирано поне по веднъж. Счетоводството на всяко дружество следва да е водено така, че при ревизия да не се констатират счетоводни грешки, документите, които се представят заедно с фактурите ви ( като допълнителни доказателства) следва да са окомпелтовани и отчитани текущо по начин, който да е удовлетворителен. Освен Закона за счетоводството, вашият счетоводител е редно да е запознат поне със Закона за ДДС, Закона за корпоративното и подоходно облагане, Закона за данъка върху доходите на физическите лица, Данъчно – осигурителния процесуален кодекс , Закона за акцизите и данъчните складове и да прилага правилно националните и международните счетоводни стандарти, да познава практиките и процедурите на НАП, както и вътрешните им указания.
- Адвокат, юрисконсулт или адвокатска кантора
Този специалист също е важен за вашия частен бизнес. Добре е до вас да има човек, който да преглежда документите ви, да ви разяснява какви ангажименти поемате и какви рискове носите. Било то договор, пълномощно или друг документ, винаги, когато подписвате нещо е добре да сте наясно какво ще последва за вас и бизнеса ви от вашия подпис.
При подбора на специалист, имайте предвид, че юристите са профилирани като лекарите. Колегата, който ви помага да се оттървете от глобата си пред КАТ или регистрирате дружеството си е възможно да не е особено ефективен, ако искате да финансирате бизнеса си с банков заем.
Оглеждайте се за юристи или адвокатски кантори, чиято тясна специалност са търговски отношения, фирмено право, банки, данъци и винаги искайте второ мнение. Подходящият партньор при развитието на вашият частен бизнес е онзи, който ви предлага различни решения, изяснява ви плюсовете и минусите от всеки вариант и ви дава възможност вие сам да изберете кое е най-добре за вас и бизнеса ви, без да ви натрапва мнението си.
Възможно е да решите да се обърнете към финансов консултант, ако вече не сте го направили.
Други ангажименти, свързани с бизнеса. Подаване на документи тук и там.
- Национална агенция по приходите (НАП)
На първо място финансовата година започва на 01 януари и завършва на 31 декември. Трябва да съобразите с това изискване документацията си- фактури, отчети от касови апарати, ПОС-терминални устройства и пр.
От 01 Януари до 31 март на текущата година следва да ви се изготвят годишните данъчни декларации на дружеството ви за предходната финансова година и да се изпратят в НАП.
- НСИ. В същия период подавате отчети в Националния статистически институт.
- Обявяване на годишни финансови отчети в Търговския регистър.
От 31 март до 30 юни трябва да ви се подготвят годишните финансови отчети и да се обявят в търговския регистър към агенция по вписванията. Отчетите трябва да са подписани от счетоводител. За обявяването им се заплаща държавна такса.
Данъчните ви декларации са различен документ от финансовите ви отчети. В данъчната декларация вие сами посочвате информацията, колко на брой данъци, какви и в какъв размер дължи вашето ЕООД.
Годишните ви финансови отчети съдържат документи, които дават цифров израз на икономическата дейност на ЕООД-то ви през годината. Съдържат: Баланс, Отчет за приходите и разходите, Паричен поток, счетоводна политика, Справка за наетия персонал.
Това може да се направи и електронно.
Отчетите и данъчните декларации се подават от вас или вашия счетоводител абсолютно всяка година без значение дали вашето ЕООД е имало дейност или не. Няма значение, че бизнеса не ви е потръгнал особено добре и сте преценили да спрете. Това не ви освобождава от задължението да уведомявате данъчната администрация за финансовия данъчния и икономическия статус на вашето дружество.
Ликвидацията
Когато един бизнес стартира, често собствениците му подминават темата за ликвидацията, но тя изобщо не е за пренебрегване. Ако регистрацията на търговско дружество е така да се каже „раждането“ на един бизнес, то ликвидацията е неговия край. Като всяка процедура, ликвидацията е свързана с допълнителни разходи.
Като продължителност за разлика от регистрацията на търговско дружество, която продължава административно няколко дни, ликвидацията продължава около една година. Процедурата протича паралелно пред окръжния съд и пред Търговския регистър. Обикновено протичането на процедурата е свързано със съдействието на адвокат. Какво най-често се случва по време на ликвидация?
- Вашите счетоводители изготвят ликвидационни баланси и отчети към определен момент от време, за което следва да си предвидите бюджет.
- Обръщате се към адвокат, който провежда процедурата пред съда и пред търговския регистър. Съдията, при който е попаднала преписката ви определя минимален 6 месечен срок ( на изчакване) през който срок всеки ваш кредитор (ако имате такива), който се присети, че дружеството ви нещо му дължи, може да предяви претенциите си към него. Сумата се заплатащат от ликвидационния дял.
- Дейността на дружеството ви официално се прекратява, но то продължава да съществува докато не предадете ведомостите за заплати в НОИ на съхранение, за което има специален административен ред и не ликвидирате окончателно имуществото му ( ликвидатора обикновено осребрява имуществото на дружеството). Обикновено счетоводителите ви могат да ви съдействат с процедурата пред НОИ. По принцип за целта НОИ провеждат ревизия на документите ви, която ревизия от момента на назначаването си до окончателното й провеждане и финал може да отнеме между 3 месеца и 1 година.
- След предаване на ведомостите в НОИ, ако нямате кредитори и имуществото е осребрено вашето дружество се заличава от търговския регистър.
Важно е да знаете, че докато тече процедурата по ликвидация, която спокойно може да надхвърли една година, ликвидатора има право на възнаграждение всеки месец. Освен възнаграждението му, към бюджета се заплащат дължимите осигуровки. Ако вие встъпите като ликвидатор на собственото си дружество ( което по закон не е забранено) следва да сте на ясно, че имате ангажимент да заплащате осигуровките си към бюджета- за сметка на работника и на работодателя, точно както в началото.
Вместо заключение към тази статия искам да пожелая много успехи на всички начинаещи бизнесмени и да завърша с една народна мисъл, която знам от баба ми и намирам в конкретния случай за изключително подходяща: „Три пъти мери, един път режи“.
